单元八 电子表格软件在会计中的应用

单元学习目标及要求

第一节 电子表格软件概述

一、常用的电子表格软件

什么是电子表格？它又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。

二、电子表格软件的主要功能

三、Excel 的启动与退出

（一）Excel 软件的启动

Excel 的启动和退出，与 Office 下的其他应用程序的方法相同，启动有以下几种方法：

1. 点击"开始"菜单中列示的 Excel 快捷命令点击"开始--所有程序"，打开"Microsoft Office""菜单，选中 Excel 应用程序，单击即可启动 Excel 程序。

2.点击任务栏中的 Excel 快捷方式图标直接点击或双击位于桌面的 Excel 快捷方式图标，可以快速启动 Excel，同时建立一个空白工作簿。

3. 通过"运行"对话框启动 Excel 软件。打开"运行"对话框，输入EXCEL，单击“确定”即可打开程序。

4.打开现成的 Excel 文件。双击或右键打开现成的 Excel 文件，通过打开文件也可以启动 Excel 软件。

（二）Excel 软件的退出

通常可以采用下列方法退出 Excel 软件：

四、Excel 的用户界面

Excel 软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口，这一窗口是用户操作软件的重要平台，称为 Excel 的默认用户界面。

Excel2007 及以上版本的默认用户界面基本上相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。以 Excel2010 为例，如上图。

结构如下图：

五、Excel 文件的管理

工作簿、工作表和单元格是 Excel 文件的三大主要元素，利用 Excel 表格对数据进行编辑，实际上就是对工作簿、工作表和单元格进行编辑操作。

三者之间属于包含与被包含的关系，即一个工作簿包含一个或多个工作表，一个工作簿最多允许有 255 个工作表，一个工作表包含多个单元格。

（一）工作簿

工作簿是处理和储存数据的文件，所谓 Excel 文件，指的就是工作簿文件，其扩展名为. xlsx，例如：资产负债表.xlsx

工作簿各项功能操作汇总

（二）工作表

工作表是工作簿里的一个表，在中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。工作表由列或行来组成，纵向为列，以字母 A、B、C……表示，横向为行，由 1、 2、 3……组成，每一个工作表都对应一个工作表标签，通过工作表标签可以完成对工作表的切换、重命名、移动和复制等操作。

（三）单元格

工作表中行、列交汇处的区域称为单元格，它可以存放文字、数字、公式和声音等信息。在 Excel 中，单元格是存储数据的基本单位，通过对单元格的基本操作可以完成对工作表中数据的编辑。在工作表中，每一个单元格都有其固定的地址，一个地址只表示一个单元格，二者是一一对应关系。

第二节 数据的输入与编辑

一、数据的输入

（一）数据的手工录人

Excel 中，数据的输人和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Excel 文件打开后，所在单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。

1.在单个单元格中录入数据

2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据

3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据

在使用 Excel 进行报表处理时，我们常常会输人部分重复的数据，比如同一地区的身份证号码、银行代发工资的职工账号，前面部分是相同的数字组合。操作顺序如下：

4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据

（二）快速填充单元格数据

二、数据的编辑

数据输入后，还需要对数据进行编辑。主要包括单元格中数据的复制、移动、査找和替换、删除等。

（一） 数据的复制或剪切

1.数据的复制和粘贴

"复制和粘贴"是复制单元格的内容，并将他们粘贴到新的位置，原单元格位置及内容保持不变。

实现方法：选中含有复制内容的对象，同时按下"Ctrl+C"快捷键，选中需要粘贴的目标位置，使用快捷键"Ctrl+V"实现进行粘贴。

此外，还可以使用"选择性粘贴"命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。

2.数据的剪切与粘贴

数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中保留原单元格中的数据。

实现方法：选中要剪切的内容，使用快捷键"Ctrl+X"，或者单击"开始"选项卡中的剪切按钮进行剪切；选中目标位置，粘贴即可。

（二）数据的査找和替换

查找：Ctrl+F

替换：Ctrl+H

查找和替换是编辑处理过程中常要执行的操作，在于 Excel 中除了可查找和替换文宇外，还可查找和替换公式和附注。

1.査找和替换特定数据

（1）使用快捷键"Ctrl+H"或"Ctrl+F",打开"查找和替换"对话框，如下图：

（2）在"査找内容"框中输入相应的字符串，单击"查找全部"或"查找下一个"按钮，当Excel 找到匹配的内容后，单元格指针就会指向该单元格；单击"着换"按钮'在"替换内容"中输人相应的字符串，再单击对话框下方"全部替换"或"替换"即可。

2.选中包含公式的单元格

在"开始"选项卡的"编辑"组中找到"査找和选择"按钮并单击，在弹出的菜单中选择"公式"，即可选中包含有公式的单元格。如上图。

3.替换格式

在"査找与替换"对话框中，单击"选项"按钮，打开"替换格式"对话框，进行相应的格式设置后单击"替换"，实现替换以后格式的定义。

三、数据的保护

（一） 保护工作簿

保护工作表可以防止用户在工作表中插入、删除行或列、设置单元格格式等，限制他人对工作表的编辑权限。设置方法如下图。

（二） 保护工作表

保护工作表可以防止用户在工作表中插入、删除行或列、设置单元格格式等，限制他人对工作表的编辑权限。设置方法如下图。

（三）锁定单元格

为防止他人擅自改动单元格中的数据，可将一些重要的单元格锁定。锁定单元格不仅可以保护单元格中的数据而且还能隐藏单元格中的公式。设置方法如图：

第三节 公式与函数的应用

一、公式的应用

工作表中的数据往往需要进行大量的计算，Excel 根据单元格之间的勾稽关系，利用公式自动完成这些运算。

（一）公式的构成

在 Excel 中，公式总是以等号"="开始，以运算体结束，相邻的两个运算体之间必须用能够正确表达二者运算关系的运算符号进行连接，这样公式才完整。

公式表达式按以下方式依次构成：等号"="、第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体、第二个运算符……依次类推，直至最后一个运算体。另外，为了改变运算顺序，有些公式还在适当位置配对使用一个或多个小圆括号。×但不能使用中括号

（二）公式的创建和输入

手动输入公式手动输入公式步骤

二、单元格的引用

单元格的引用是指在不同单元格之间建立链接，以引用来自其他单元格的数据。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。

（一）引用的类型

单元格的引用包括相对引用、绝对引用和混合引用三种。

在引用之前必须弄清楚他们之间的区别，如下表：

（二）输入单元格引用

在 Excel 中输入公式时，在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格，也可以使用鼠标或键盘的方向键移点选择单元格。只要正确使用 F4 键，就能简单地对单元格的相对引用和绝对引用进行切换。

（三）跨工作表单元格引用

跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿中的其他工作表，又称三维引用。引用格式如下：

（四）跨工作薄单元格引用

跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格，又称外部引用，需要按以下格式引用：

三、函数的应用

Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。

函数的基本格式：函数名（参数序列）。

注意：函数只能出现在公式中。除中文外都必须使用英文半角字符,参数无大小写之分。

Excel 函数一共有 11 类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、査找与引用函数、数学与三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。其中跟会计有关的有财务函数、逻辑函数、査找与引用函数、统计函数等。

（一）常用通用函数

例：用SUMIF函数求下表中职称为高级的工资总额。（对满足条件求和）

（二）基本财务函数

例：用SYD函数计算某价值是 600000、净残值是 60000、使用寿命是 5 年的资产，计算按年度总和法进行计算时每年的折旧额。

第四节 数据清单及其管理分析

一、数据清单的构建

（一）数据清单的概念

Excel中,数据库是通过数据清单或列表来实现的。

数据清单是一个二维的表格，是由行和列构成的，数据清单与数据库相似，每行表示，条记录，每列代表一个宇段。数据清单的特点：

（二）构建数据清单的要求

为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:

1. 列标志应位于数据清单的第一行,作为字段名,用以查找和组织数据、创建报告。

2. 同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

3. 避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。

4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

二、记录单的使用

（一）记录单的概念

记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

（二）通过"记录单"处理数据清单的记录

1.通过记录单处理记录的优点

特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

2.记录单对话框的打开

Excel 2010 的数据功能区中尽管没有"记录单"命令，但可以把"记录单"添加到“快捷访问工具栏”中，方便日后使用。添加方法如下：

3.在"记录单"对话框中输入新记录

4.利用"记录单"对话框查找特定单元格

在"记录单"对话框中单击"条件"按钮，该按钮变为"表单"，对话框中所有列后文本框的内容被清空，光标自动移入第一个空白文本框，等待键入査询条件。键入查询条件后，单击"下一条"按钮或"上一条"按钮进行査询，符合条件的记录将分别出现在该对话框相应列后的文本框中。

5.利用"记录单"对话框核对或修改和删除特定记录

可以利用上述“查找特定单元格”方法来査找到待核对的记录并进行修改和删除。

三、数据的管理与分析

Excel 可以方便地对数据清单中的数据进行管理和分析，包括排序、筛选、汇总和图形分析。

（一）排序

排序可以使原本无序的数据按某一个或某几个关键字进行升序或降序的重新排列，以便于用户做出分析、判断。

（二）数据的筛选

数据的筛选是指利用"筛选"命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。

Excel 中提供了两种数据的筛选操作，即"自动筛选"和"高级筛选"。

1.快速筛选

"快速筛选"也叫"自动筛选"，一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。具体步骤如图：

2.高级筛选

"高级筛选"一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合的条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的比对了。具体操作：

（1）选择需要进行高级筛选的数据；

（2）单击"数据"选项卡"排序和筛选"组的"高级"命令,设定列表区域和条件区域。

3.清除筛选

对经过筛选后的数据清单进行第二次筛选时，之前的筛选将被清除。

（三）分类汇总

数据的分类汇总是指在数据清中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以收缩或展开工作的行数据或列数据，实现各种汇总统计。数据的分类汇总是对相同类别的数据进行统计汇总。包括求和、计数、平均值、最大值、最小值等。

1.创建分类汇总分类汇

2.清除分类汇总

若对分类汇总结果不满意，想回到汇总前的数据清单，可选择"数据"选项卡的"分类汇总"命令，在出现的分类汇总对话框中选择"全部删除"按钮，即可恢复到汇总前的情况。

（四）数据透视表的插入

数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。

基本概念：报表筛选、列标签、行标签、值

1.数据透视表的创建

（1）打开需要创建数据透视表的工作簿

（2）在"插入"选择项卡下，单击"数据透视表"按钮，选择需要透视的区域

（3）Excel 会将空的数据透视表添加至指定位置并显示数据透视表字段列表，同时显示"数据透视表工具"菜单，可以在菜单中添加字段、创建布局以及自定义数据透视表，"数据透视表工具"

2.数据透视表的设置

（1）重新设计版面布局

（2）设置值的汇总依据

（3）设置值的显示方式

（4）进行数据的筛选

（5）设定报表样式

（五）图表的插入

Excel 的图表工具，更直观地显示数据之间的关系和变化趋势。步骤如图：