第七章 报表处理子系统
单元七 报表处理子系统
单元学习目标及要求
1.解报表处理子的系统本概念
2.掌握计算机报表处理子系统编制财务报表的基本工作流程
3.掌握报表处理子系统中格式设置、公式、关键字设置的基本方法
一、报表处理子系统的基本概念
1.报表基本结构分析
结构：报表可以分成简单和复合两类。复合表的结构比简单表复杂的多。复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成。
简单报表举例如下：
复合报表举例如下：
基本固定的表格式和随会计期间不同而不同的表中的数据部分。所以报表有两种状态，一是格式状态，二是数据状态。
格式：实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。报表的格式包括以下几个方面：
（1）标题：用来表示报表名称、编制日期、编制单位、货币单位等。
（2）表头：用来表示报表的栏目。栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。简单报表的栏目只有一层（称为基本栏）。复合报表的的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目，这种栏目称为组合栏。
（3）表体：报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。
单元：纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成的一些方格，用于填写数据。表单元报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。
区域：由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元阵列。区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。
内容：给单元填入内容一般只有两种：一种是文字，一种是数字。
表样：文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样。表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时其内容是固定不变的。
（4）表尾：指表格线以下进行辅助说明的部分。表尾部分有的表有内容，有些表无内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的
在计算机报表系统中，报表格式和报表数据是分开处理和管理的。报表格式起着说明数据的经济涵意和管理数据的作用，报表数据起到反映相应经济指标大小的作用。
报表公式的构成：报表单元公式、审核公式和舍位平衡公式。
报表单元公式：在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件（如帐务处理系统）中调取。单元公式是报表公式的一个最主要的构成部分。
表结构：由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。
数字表：将表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。
（2）报表关键字：实质上相当于是一个计算机的取值函数。主要作用是在编制报表时由系统根据关键字在各单元格中自动填入数据。报表关键字通常在表格式设置中进行设置。
二、报表处理流程
（一）格式设置格式设置时，报表的状态要在格式状态下面点击格式菜单下的子菜单进行才能进行
1、定义报表尺寸定义报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该表所需的行列，然后再进行设置。
2、定义行高和列宽设置行高、列宽应以能够放下本表中最高数字和最宽数据为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。
3.画表格线为了满足查询打印的需要，在报表尺寸设置完毕、报表输出前，还需要在适当的位置上画表格线。
4.定义单元属性定义单元属性包括设置单元类型及数据格式、数据类型、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。
5.定义组合单元把几个单元作为一个单元来使用即为组合单元。所有针对单元的操作对组合单元同样有效。
（二）定义关键字设置关键字时，报表的状态要在格式状态。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日。报表获得数据主要根据关键字的值来获得的。关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向 左移，正数表示向右移。关键字偏移量单位为像素
（三）公式设置在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。
1.计算公式计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或他表等处调用、运算所需要的数据，并填入相关的单元格中。
运算公式的构成：单元公式由表单元及坐标、运算符、表达式构成。
表单元及坐标，表示表单元在表中的位置。例如A2
运算符：包括“十”、“一”、“*”、“／”“=”等。
表达式，将常量、变量、函数用运算符连接起来，例如C4+C5
例1：某单元格的公式为：
C4=QC（“1001”，月）
表示C4表单元的值是现金科目的期初余额
例2：C10=PTOTAL（C6：C9）
表示C10表单元的值是C6、C7、C8、C9表单元值的和
期初额函数：QC()
期末额函数：QM()
发生额函数：FS()
累计发生额函数：LFS()
对方科目发生额函数：DFS()
2.审核公式
审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。
审核公式由关系公式和提示信息组成。审核公式把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。
3.舍位平衡公式
舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据，表中的平衡关系仍然成立。
（三）报表编制
报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，录入关键字就生成了报表的数据。在数据状态下点击编辑菜单下的追加表页可增加表页
（四）报表文件的保存
对于新建的报表文件，用户需要对其进行保存。在报表管理系统中，保存报表的默认扩展名是.rep。保存时会将格式和生成的数据一起保存。
（五） 报表文件的输出
1.屏幕显示输出
报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最为常见的一种输出方式。主要为用户检查报表设置和编制是否正确
2.打印输出
打印输出是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来。此时输出的是按正规要求生成的报表。不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，库存现金日记账、银行存款日记账需要每日打印，资产负债表、利润表等月报要求每月打印。
总结：哪些事情在报表的格式状态下做，哪些事情在报表的数据状态下做，用下面的图表说明
三、利用模板编制报表
报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直接从中选择合适的模板快速生成固定格式的会计报表。用户不仅可以修改系统提供报表模板中的公式，而且可以生成、调用自行设计的报表模板。
由用户利用通用报表系统模板可生成的报表有资产负债表、利润表、现金流量表等。